e-Saklama nedir
Faturayı kesmek ile o belgeyi yıllar sonra aynı bütünlükte açmak aynı iş değildir. Bilgisayar değişir, personel ayrılır, yerel disk arızalanır. Denetimde veya mali müşavir devrinde istenen şey, beratın ve defterin o günkü haliyle okunmasıdır.
e-Saklama bu okumayı mevzuattaki süre boyunca sağlar. Süre bu sayfada rakam olarak yazılmaz. İlgili tebliğ ve mali müşavir o süreyi teyit eder. e-Defter gönderen firmada beratın saklanması, fatura arşivinden ayrı düşünülür.
e-Saklamaya hangi belgeler yüklenir
- e-Defter beratları ve defter dosyaları
- Saklama kapsamına alınan e-belgeler
- Dönem klasörü: hangi ayın dosyası olduğu belli olacak şekilde
- Personelin masaüstündeki dağınık kopyalar bu arşivin yerine geçmez
Her dosyayı gelişigüzel atmak arşiv değildir. Dosya adı, dönem ve berat numarası eşleşmezse arama uzar. Kurulumda klasör düzenini mali müşavirin istediği dönem yapısına göre kurulur.
e-Saklama kurulumu
Nilvera e-saklama alanını Konya ve Karaman firmalarında açılır. Kim yükler, kim yalnızca indirir, bunu rollerle ayrılır. İlk dönem dosyalarını yükler, rastgele bir beratı tekrar açarak okunabildiğini gösterilir.
Saklama hizmeti, defteri tutmaz ve beyanname hazırlamaz. Eksik berat varsa önce e-defter gönderimi düzeltilir, sonra dosya arşive konur.
e-Saklama nasıl açılır
- Hangi dönemlerin dosyasının firmada hazır olduğunu listelenir
- Yükleme yetkisini mali müşavir ve firma yetkilisi arasında paylaştırılır
- Örnek bir dönemi yükleyip geri açılır
- Eksik ay varsa onu saklamadan önce tamamlanır
- Sonraki dönem için kimin, hangi gün yükleyeceğini yazıya dökülür
